Sabemos que no dia a dia de um condomínio podem ocorrer diferentes situações extraordinárias em que se faz necessário instituir uma assembleia.
Sendo assim, uma administradora e/ou síndico podem seguir quando houver necessidade de tratar de algum assunto extraordinário a respeito do condomínio.
Depois da Pandemia da Covid 19 essa nova ferramenta veio para solucionar e garantir todas as ocorrências mais importantes e possíveis decisões que fossem discutidas, através das assembleias virtuais.
Mesmo que a assembleia virtual tenha alcançado seu auge como uma forma de os condomínios conseguirem tratar das suas principais pautas no período de pandemia, essa modalidade veio para ficar.
Entenda um pouco mais sobre as vantagens de fazer uma assembleia virtual e conheça as dicas para que tenha bons resultados junto aos moradores.
Qual é a importância da assembleia virtual?
Algumas tecnologias que já existiam, mas que ainda não eram tão difundidas se popularizaram. No caso do mercado condominial, a assembleia digital se tornou uma grande aliada para os condomínios e vem permitindo que a rotina condominial seja mantida
Isso acontece porque é na assembleia que assuntos urgentes para o bom andamento do condomínio são discutidos, podendo haver até votações.
Há situações a serem tratadas em assembleias que, quando demoram demais para ser avaliadas, podem afetar o equilíbrio entre os condôminos e o bem-estar deles.
Se não for realizada uma assembleia por qualquer motivo, como foi na pandemia, os condôminos ficariam em uma situação ainda mais vulnerável.
Justamente por ser bem diferente de uma reunião comum, existe até mesmo um capítulo que a menciona no Código Civil.
Sendo assim, e diante de um cenário a típico que passamos na Pandemia e toda a sua relevância muitos condomínios optaram pelo ambiente virtual para que as assembleias continuassem sendo feitas, mesmo quando não era possível realizar as reuniões de forma presencial.
E quais são as vantagens de se optar para as assembleias virtuais?
- Segurança para todos
É de ciência de todos que, as assembleias virtuais ajudam bastante para quem não tem muito tempo ou encontra-se fora do condomínio na hora do evento, e sendo assim, por meio das reuniões remotas com os condôminos, pode-se ter mais confiança na proteção de cada um deles.
Por isso, eis a primeira justificativa para que se considere a assembleia virtual: a segurança dos administradores, dos síndicos e dos condôminos.
- Facilidade na criação das assembleias e votações
Nem todos os condôminos estão dispostos de ir para o salão do condomínio ou para uma sala de reuniões para participar das assembleias, independentemente da existência de pandemia.
Entretanto, a realização das assembleias virtuais resolve isso: cada representante das unidades pode estar na assembleia virtual do local onde se encontram, de maneira confortável e sem precisar sair de casa.
Essa facilidade e comodidade pode até fazer com que mais condôminos acabem concordando em participar das assembleias, lembrando que a adesão dos moradores, muitas vezes, é um desafio para os administradores e para o síndico.
- Flexibilidade para atender as diferentes realidades e necessidades
A existência da assembleia virtual assegura que tudo o que é mais relevante será discutido, sem ter de esperar pelo fim da pandemia e sem o comprometimento do bem-estar e da segurança dos condôminos.
- Agilidade de realizar a assembleia virtual
Qualquer software de chamada de vídeo oferece as condições necessárias para que a assembleia virtual seja realizada.
Sendo assim, todos os condôminos podem participar da assembleia bastando ter um celular, um computador ou um tablet que possa ser conectado à Internet.
Dicas para ter uma boa assembleia virtual
Preparar uma assembleia virtual é uma coisa que torna necessário um pouco de cuidado. Sendo assim, caso você seja um administrador ou um síndico, confira aqui o que é necessário para que a sua assembleia virtual seja marcada e os condôminos participem.
- Verificar se todos os condôminos conseguem usar o software
Normalmente, a maioria das pessoas já estão conectadas com ambiente virtual. Mas não podemos nos esquecer dos idosos que tem mais limitações de se adequar ao mundo virtual.
Por isso, é essencial ter certeza de que a plataforma para a assembleia virtual será devidamente visível e audível para todas as pessoas.
Afinal, se elas são condôminos, também precisam saber de todas as decisões e, muitas vezes, dar o seu voto.
É importante que o administrador de condomínios ou o síndico determine o software para a assembleia, e verifique as ferramentas de acessibilidade e deixe isso claro a todos os moradores.
- Segurança nos processos de criação, aprovação e realização de votações
Se os moradores começarem a sentir dificuldades para realizar as videochamadas por causa do tipo de plataforma utilizado, é muito provável que eles não queiram mais participar da assembleia virtual e que a classifiquem como uma coisa inviável.
Como opção, podem se utilizar de diversas plataformas virtuais por videochamadas gratuitas, como gratuitas: Zoom; Meet (Google); Hangouts (Google); Whereby, isso facilita, inclusive à reunião virtual de várias pessoas, ou se a Administradora optar em disponibilizar um APP exclusivo, com essa funcionalidade.
- Formalizar a convocação dos moradores
Para tornar a assembleia virtual uma convocação formal e pública é recomendado se utilizar dos meios que já dispomos como: carta em cada uma das unidades do condomínio, ou ainda usar e-mail. Sempre deixar avisos nas áreas comuns como lembrete.
- Esclarecer as dúvidas
Em caso de ser a primeira vez que a assembleia virtual é realizada, espera-se que os condôminos tenham diversas dúvidas.
Por isso, o administrador e o síndico têm de estar preparados em explicar todos os passos da assembleia virtual. Lembrando-se que, se o condômino não se sentir seguro, provavelmente não estará presente.
Existe regras de como proceder em uma assembleia virtual?
Iniciada a assembleia virtual, o administrador de condomínios ou o síndico precisa, previamente, providenciar para que todos os moradores sejam cadastrados para a sala de bate papo como login e senha.
É necessário providenciar uma lista de presença para que possa ter uma comprovação documental dos moradores que estavam presentes.
Esse dado é fundamental para se saber, por exemplo, se há quantidade de condôminos suficiente para fazer votações.
A presença de um representante que pertença ao conselho para providenciar a ata, da mesma maneira que seria feito em uma assembleia presencial.
Assim, registrar tudo o que foi discutido na assembleia virtual. E para ter a mesma validade da assembleia presencial, é obrigatório que se procure um cartório de registros civis para que a ata redigida se torne um documento legal.
Como agora já está ciente das vantagens da assembleia virtual como: mais organização, participação e coletividade é só começar o processo de integração.
